5 consejos para mejorar la eficiencia y la productividad en el trabajo

A veces podemos sentirnos abrumados por las responsabilidades y las tareas, es agotador resistir y manejar la ola de estrés que conlleva el trabajo, pero ¿Por qué queremos aumentar la productividad en el trabajo?

Parece una pregunta obvia, pero no lo es. La motivación se encuentra muy a menudo en la base de un impulso para un cambio de ritmo. Quieres crecer, quieres avanzar, así que presionas el acelerador y tratas de obtener mejores resultados.

Pero cuando la motivación no se encuentra dentro de ti sino que viene dictada por necesidades externas puede suceder que realmente no haya un cambio, que el esfuerzo realizado para aumentar la eficiencia en el trabajo solo se traduzca en una gran cantidad de esfuerzo, y a la larga, hacia el fracaso y el peor desempeño en las tareas que debe completar en su profesión.

El tiempo que vivimos es muy demandante, compromisos familiares, deporte, trabajo, burocracia, vida social, etc, cada uno de nosotros tiene muchas cosas que hacer. A estas alturas ya habrás entendido cuál es el secreto: la organización. La fórmula mágica que puede mejorar su condición de trabajo, ayudarlo a comprender cómo trabajar más rápido, sintiéndose satisfecho y realizado.

No estamos diciendo que la rapidez en el lugar de trabajo marque la diferencia, la calidad siempre sigue siendo el factor prioritario, pero si logras entregar un servicio o producto de calidad en poco tiempo, toda la cadena de suministro reacciona positivamente.

Aquí hay 5 cambios que debe intentar activar en su rutina profesional:

Los plazos en el trabajo aumentan la productividad

¿Estás convencido de que son la principal causa de estrés? Quizás porque siempre los has visto como enemigos. Gracias a una proverbial desorganización, las dejaste acumular, no las agendaste bien y ahora tienes muchos plazos y poco tiempo para completarlas.

Pero tiene todo lo que hay remedio, aunque a veces parezca imposible,  recuerde donde no hay fecha de vencimiento, no hay límite de tiempo para completar un compromiso. Necesitas ritmo y un flujo estimulante.

Elija el número máximo de plazos que puede gestionar en un mes, y luego colócalos en tu calendario, ya habrás establecido un flujo de trabajo. Si no puede completarlo dentro del período de tiempo indicado, no se asuste. Reduzca la cantidad de fechas límite el próximo mes o extiéndalas con el tiempo.

Trabajar de forma más eficiente en microproyectos

Puede ser más productivo en el trabajo, ya que muchos departamentos han encontrado que un aspecto favorable es fragmentar los proyectos, incluso a diario. Cuánto cambiaría el enfoque con el que desempeñas tu profesión cada día si supieras que el objetivo final no está lejos en el tiempo sino en lo inmediato. Trabajar “por etapas”, con diferentes microtareas dentro de una jornada laboral, aumenta la posibilidad de tocar la gratificación de primera mano.

La eficiencia en el trabajo la realiza el grupo

Esto también es cierto para los trabajadores autónomos e independientes. En psicología hay un fenómeno que confirma este supuesto, el efecto audiencia. La presencia de otras personas tiene un efecto positivo en el desempeño de los trabajadores.

El hecho de sentirte parte de un grupo, pero también la idea de ser observado mientras trabajas te empuja a poner en juego tu potencial, elevando el nivel de atención e implicación. Incluso hay quienes sostienen que en equipo pueden trabajar más rápido que cuando trabajan de forma independiente.

Biorritmo y ritmo ultradiano

Cuando hablamos de biorritmo pasamos a la fisiología del organismo, pero es importante saber que la productividad en el trabajo coincide con el respeto por el cuerpo. El estrés físico y psicológico tiene un impacto negativo en la profesión.

Dormir bien, comer adecuadamente y mantener una relación sana y atenta con el cuerpo es fundamental. Respetar el ritmo ultradiano también es cierto. ¿De qué se trata? Es un ritmo contenido dentro del día circadiano, con intervalos más cortos y funciona así: noventa minutos de pico de energía mental y treinta minutos de energía «baja». Intenta aprovechar esta ola, verás mejorar tu rendimiento.

Ser eficiente no significa ser perfecto

De hecho, parecería lo contrario. La velocidad no conduce a la perfección y viceversa, si ponemos nuestro trabajo a dormir continuamente para comprobar que es perfecto, el progreso será lento y la energía mental se agotará en poco tiempo.

La salud emocional también se verá afectada, así que podemos decir con seguridad que el perfeccionismo es lo más perjudicial. No es necesario aclarar que no estamos diciendo que un trabajo al azar esté bien, sino que cumplir con los plazos y hacer lo mejor que pueda ya marca la diferencia.

Eficiencia en el trabajo: Conclusiones

Para concluir queremos señalar otras tres reglas de oro del trabajador eficiente:

• Identificar prioridades
• Delegar
• Centrarse en los objetivos

Trabajar en las prioridades es imprescindible, a menudo es el jefe quien le dice cuáles son las cosas que deben finalizar primero, pero es bueno si puede identificarlas primero. Saber que hay actividades que se pueden hacer en un momento posterior, o actividades que no se pueden postergar, ya proporciona un ritmo de trabajo e indicaciones precisas sobre cómo estructurarlo, un detalle nada despreciable.

Incluso delegar es un truco secreto, al que a menudo llegamos después de muchos años de trabajo.

Especialmente los profesionales se han dado cuenta de que no pueden hacer todo por sí mismos. Por ejemplo, encontrar un buen contador para manejar sus facturas, pedir a otro profesional (quizás en economía) que se encargue de las estimaciones y las presentaciones de los proyectos ayuda a aligerar la carga.

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