Entender las fórmulas puede ser un reto a veces cuando nuestras hojas de datos se vuelven complejas. Afortunadamente, Excel tiene varias funciones de auditoría de fórmulas que nos ayudan a comprenderlas mejor.

En este artículo, examinaremos cómo la función de evaluación te ayuda a entender las fórmulas complejas desglosándolas en pasos, y cómo otras funciones de auditoría simplifican el proceso.

Cómo entender las fórmulas de Excel paso a paso

¿Cómo ayudan las funciones de auditoría de fórmulas a entenderlas mejor?

Las siguientes son algunas de las ventajas de utilizar las funciones de auditoría para comprender mejor las fórmulas:

  1. Son útiles para evaluar las fórmulas utilizadas en hojas precalculadas creadas por otros
  2. Facilitan la localización y eliminación de errores, tanto de las fórmulas como de las celdas de las que depende la ejecución de la fórmula

¿Cómo funciona la función Evaluar?

Aquí tienes algunas cosas que debes tener en cuenta cuando utilices la función evaluar en Excel:

  1. Subraya la parte de la fórmula que se evaluará en el siguiente paso
  2. Cada vez que pulses Evaluarel proceso de evaluación pasará al siguiente paso calculando los resultados de la evaluación anterior
  3. Si quieres ver a qué celda o celdas se refiere la característica en la parte subrayada, haz clic en Paso a paso
  4. Presionando Salir te llevará de nuevo al proceso de evaluación

Es posible detener el proceso de evaluación pulsando Cerrarpero no puedes saltarte ningún paso del proceso de evaluación.

Para entenderlo mejor, vamos a aplicarlo a un conjunto de datos.

Cómo utilizar la función Evaluar Fórmula para entender las fórmulas paso a paso

Como ejemplo, considera la siguiente situación en la que la elegibilidad de la bonificación se calculó utilizando la fórmula anidada.

Para ver cómo ha implementado Excel esta fórmula, ve a la celda donde se ha implementado la fórmula, haz clic en el botón Fórmulas y haz clic en Evaluar fórmula en la cinta.

Continúa pulsando el botón Evaluar hasta que la evaluación llegue al resultado final.

A continuación se muestra una lista de todos los pasos que intervienen en el proceso.

Cuanto más complicada sea la fórmula, encontrarás más pasos en el proceso de evaluación. Sin embargo, cada paso se realiza por separado, como se ve aquí.

Sin embargo, como cualquier fórmula o función de Excel, la función de evaluación también tiene algunas limitaciones. Para saber más sobre estas limitaciones, visita la sección de notas del Página de soporte de Microsoft. Si alguna de estas limitaciones te impide hacer tu trabajo, siempre está disponible la opción de cambiar a alternativas de Excel.

Otras funciones de auditoría para entender mejor las fórmulas

Hay otras funciones de auditoría que ayudan a comprender y analizar mejor la fórmula, además de la función de evaluación. Aquí tienes algunas de ellas:

1. Rastrea los precedentes

Rastrear precedentes es una función de auditoría de fórmulas que dibuja flechas que indican todas las celdas de las que depende la salida final de la celda seleccionada.

En el ejemplo anterior, la celda D2’s el resultado final depende de las celdas B2 y C2. En cuanto selecciones la celda deseada y hagas clic en el botón Rastreo de precedentes excel dibujará flechas que hagan referencia a las celdas B2 y C2.

Por lo tanto, cuando se trata de conjuntos de datos complejos con muchas fórmulas, puedes comprobar rápidamente las dependencias de todas las fórmulas y filtrar las celdas para realizar los cambios que necesites.

2. Rastrear dependencias

Las trazas dependientes hacen lo contrario de las trazas precedentes en Excel. Te muestra rápidamente qué fórmulas o celdas se verán afectadas si cambias los valores de las celdas seleccionadas.

Por lo tanto, esta función también es útil mientras se cambian los valores en el conjunto de datos, trazando las flechas para evitar que se alteren las fórmulas ya existentes.

Como se muestra en el ejemplo anterior, al cambiar los valores de la celda C2 cambiará la salida de la fórmula en la celda D2.

Por tanto, es útil rastrear sus dependencias y precedentes para entender o evaluar mejor las fórmulas y sus dependencias. Una vez que hayas analizado la fórmula, haz clic en el botón Eliminar flechas para eliminar los rastros.

3. Mostrar fórmula

Otra función, mostrar fórmula, muestra las fórmulas de cada celda en lugar de los valores de salida. De este modo, si hay muchas fórmulas repartidas por una hoja de cálculo, puedes ver rápidamente cada una de ellas para comprenderlas.

4. Comprobación de errores

Utilizando la comprobación de errores, puedes identificar rápidamente el tipo de errores en una fórmula. Te muestra el error exacto, qué tipo de error es y una breve descripción para ayudarte a entenderlo mejor. Así, puedes identificar rápidamente los errores y depurarlos con unos pocos clics.

Además, esta función ayuda a localizar errores en fórmulas complejas que, de otro modo, serían difíciles de encontrar. Además, ayuda cuando las fórmulas que se ejecutan en algunas celdas no generan resultados en otras.

Limitaciones de las funciones de auditoría de fórmulas

Una de las limitaciones importantes de las cuatro funciones de auditoría de fórmulas es que sólo funcionan en una sola hoja. Aunque el rastreo de dependientes y precedentes muestra que la fórmula depende de celdas de otra hoja, no puede localizarlas como en la misma hoja.

Por tanto, si quieres comprobar la dependencia de las celdas de una hoja o libro de trabajo con valores de otras hojas o libros de trabajo, no te servirán de mucho, y tendrás que localizarlas manualmente.

La ventana de observación, otra función de auditoría de Excel, te permite cruzar información entre diferentes hojas sin tener que cambiar de hoja repetidamente. Veamos cómo te ayuda a entender las fórmulas.

Cómo utilizar la función de la ventana de control para comprender mejor las fórmulas

La ventana de observación actúa como una pequeña ventana que contiene la información que has añadido y permanece visible cuando cambias de hoja en el mismo libro. Puedes utilizarla para analizar la dependencia de las fórmulas en una hoja de Excel cambiando los valores en otra hoja y observando el efecto sin cambiar de hoja.

Utilicémoslo en un conjunto de datos para que quede claro. A continuación, puedes ver que la fórmula de la celda F3 depende de una celda de la Hoja 2. Como muestra un error, analicemos mejor la fórmula creando una ventana de observación.

  1. Elige la celda F3 y haz clic en el botón Ventana del reloj
  2. Ir a Hoja 2
  3. Puedes arreglar el error de la Hoja 2 utilizando el Comprobación de errores característica
  4. Introduce un nuevo valor en la celda B4 en la Hoja 2
  5. Hit Entra en

Los pasos anteriores alterarán los datos de la Hoja 1, que pueden verse en el cuadro de la Ventana de Control sin cambiar a la Hoja 1.

Por lo tanto, al analizar fórmulas complejas con múltiples dependencias en varias hojas, puedes crear numerosas ventanas de observación, cambiar valores en diferentes hojas y ver el impacto resultante en tus fórmulas. Por tanto, la función de ventana de observación nos simplifica el análisis de las fórmulas.

Las funciones de Excel nos ayudan a entender mejor las fórmulas, pero también debes organizar mejor tus hojas de cálculo, para que sean más fáciles de navegar.

Utiliza las funciones de auditoría de fórmulas para entenderlas mejor

Las funciones de auditoría de fórmulas te resultarán útiles para analizar y comprender las fórmulas de tus hojas de cálculo. Utilízalas a tu conveniencia para simplificar el manejo de las hojas de cálculo.

Excel tiene muchas funciones avanzadas que simplifican la gestión de datos, como las funciones de auditoría de fórmulas que te ayudan a comprender mejor las fórmulas. Entre ellas se encuentran la coincidencia difusa, la importación de estadísticas de sitios web, la eliminación de duplicados, etc.